C'est un asso ou une structure privée ?
Parce qu'il existe des solutions qui gèrent ça (l'adhésion, la réservation , la gestion d'accès en option) mais forcément ça coute un peu (abonnement mensuel + matériel éventuel pour gérer l'accès)

Après, même une asso de salle de sport se débrouille généralement bien niveau finances tant qu'il n'y a pas de salarié ou coach à payer Dans le village d'à coté, ils arrivent à renouveler une partie des machines tous les ans et pour l'accès, ils ont une solution simple : code d'accès pour déverrouiller la porte + signature d'un cahier + surveillance vidéo.
En gros, si un inconnu traine dans la salle, tu peux être sur que le responsable (ou quelqu'un qu'il prévient) déboule dans les 10 minutes (idem s'il remarque que quelqu'un rentre sans chaussures spécifiques, ne nettoie pas les machines après chaque usage, sort prendre l'air par la porte de secours avec ses chaussures de salle...). Et comme souvent le gars est avec un copain qui lui a ouvert, celui là est exclu.
Et comme dans tous les cas tout le monde sait qu'il passe très régulièrement pour une raison X ou Y et qu'il vérifie à chaque fois le cahier par rapport aux présents, il n'y a pas trop de soucis au final (mais c'est une tout petite salle, moins de 100m2 je pense et un nombre d'abonnés limité donc le responsable connait quasiment tout le monde)
Bref surveillance humaine à distance, mais vu que vous avez quelqu'un à l'entrée normalement, il ne devrait pas y avoir de problèmes.
Et vu qu'il y quelqu'un à l'entrée, pourquoi ne pas aussi ajouter la photo sur la carte ? Et/ou mettre/imprimer le code barre sur un objet physique qui du coup ne peut pas être photocopié ?